Zarządzanie zespołem dla każdego managera jest wyzwaniem. Tym bardziej, kiedy mówimy nagłej konieczności przestawienia całego teamu na home office. Tymczasem w dobie globalnego kryzysu wywołanego koronawirusem niemal każda polska firma z różnym skutkiem zespoły stacjonarne przeobraża w zdalne.
Korzyści z budowania organizacji opartej na pracy zdalnej
Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy model pracy zdalnej niesie ze sobą bardzo wiele korzyści.
Korzyści dla pracodawcy
Bardzo łatwo możemy się domyślić, że model pracy zdalnej znacząco wpływa na kwestie finansowe firmy. Przede wszystkim można zrezygnować z drogiego biura. Ponadto, pracownicy zdalni preferują pracę na własnym sprzęcie i oprogramowaniu. A więc są to kolejne koszty, które redukujesz niemal do zera.
Odchodzą również koszty utrzymania lokalu takie jak sprzątanie, zakup kawy, mydła i innych niezbędnych w biurze artykułów.
Kolejną zaletą może być fakt, że przy rekrutacji nie ma ograniczeń geograficznych. Zespół może składać się z osób mieszkających w różnych miastach, krajach, a nawet na zupełnie różnych kontynentach. To znacznie zwiększa możliwość sięgania po specjalistów z różnym spojrzeniem na projekty. A więc pracownicy zdalni mogą wnieść zupełnie nową perspektywę widzenia biznesu czy sposobu realizacji konkretnych projektów.
Praca w modelu zdalnym zyskuje w oczach potencjalnych kandydatów do pracy dzięki temu, że nie marnują oni czasu na dojazdy do pracy, czy staniu w korkach. Co owocuje większą ilością czasu dla siebie i rodziny. Są bardziej wypoczęci, a co za tym idzie szczęśliwsi. Ma to znaczny wpływ na wydajność pracy i lojalność członków zespołu.
Korzyści dla pracownika
Osoby pracujące zdalnie jako pierwszą zaletę wymieniają oczywiście wygodę i elastyczność. Dzięki temu, że większość spraw firmowych załatwia się online, mogą pracować, skąd chcą: z domu, działki czy spełniając marzenia i podróżując po świecie.
Również pracownicy oszczędzają na pracy zdalnej. Koszty paliwa, komunikacji miejskiej, jedzenie na mieście stanowią znaczną część budżetu domowego.
Ryzyka związane z pracą zdalną
Praca na odległość niesie ze sobą również ryzyka. Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Nie jest to też model pracy dla każdego. Zarządzanie czasem, motywowanie do pracy, wprowadzanie kultury czy dyscypliny pracy zazwyczaj leży w domenie przełożonego. W zespołach rozproszonych tę funkcję przejmują sami pracownicy. Osoby, które tego nie potrafią, będą miały problemy z przystosowaniem się do współpracy zespołu zdalnego.
W przypadku firmy zarządzanie zespołem zdalnym wymaga zupełnie innej organizacji pracy, większego zaangażowania przełożonych, ale przede wszystkim ogromnej dawki zaufania. Dlaczego to takie ważne?
Przełożeni nie mają możliwości patrzenia na ręce swoich pracowników, nie mają wiedzy, na temat tego, co dany pracownik w tej chwili robi. Mają bardzo ograniczone możliwości kontroli czasu pracy. Dlatego, osoby zarządzające zespołami zdalnymi muszą przyjąć odpowiednią metodykę pracy, weryfikacji realizacje zadań zleconych dla konkretnych osób oraz muszą dobrać odpowiednie narzędzia i kanały komunikacji.
Innym zagrożeniem jest brak przywiązania pracownika do firmy. Praca w biurze wiąże się z nawiązywaniem znajomości, wspólnymi wypadami na obiad czy papierosa. A więc z tak zwaną atmosferą w firmie. Właśnie atmosfera ma całkiem spory wpływ na kulturę w firmie i zgranie teamu. W przypadku pracy zdalnej niestety tego nie ma.
W Grupie Inspire Labs radzimy sobie z tym, często ze sobą rozmawiając na kanałach ogólnych w komunikatorze tj. na slacku. Organizujemy codzienne statusy, cotygodniowe szkolenia, czy po prostu luźnie spotkania i rozmowy online. Jednak przede wszystkim staramy się kilka razy do roku spotkać na wypadach firmowych. Ostatnie spotkanie (ze względu na epidemię koronawirusa) miał miejsce w Łodzi podczas WordCamp 2019.
Postaw na dobrze dobrany zespół
Jednym z najważniejszych aspektów wpływających na osiągnięcie sukcesu sukcesu organizacji z zespołem pracującym zdalnie jest dobór jego członków. Zatem decydując się na model biznesowy oparty na pracy zdalnej, postaw na bardziej wymagający proces rekrutacyjny.
W ofercie zatrudnienia możesz dokładniej sprecyzować profil kandydata lub poprosić o wykonanie większej liczby zadań rekrutacyjnych. Poświęć zdecydowanie więcej czasu na rozmowę rekrutacyjną, zbierz dużą liczbę danych na ich temat. Ale odwdzięcz się tym samym. Podziel się informacjami na temat firmy, przedstaw sytuację przedsiębiorstwa, Twoje wymagania względem pracownika, zakres obowiązków, sposób pracy czy kulturę organizacyjną.
To ważne ponieważ zarówno praca zdalna jak i stacjonarna wymaga, aby pracownik dobrze rozumiał strategię, oczekiwania oraz wpływ poszczególnych pracowników na wyniki. Bez tych informacji nie możesz oczekiwać przywiązania pracownika, zaangażowania czy sukcesów. Zatem długotrwały proces rekrutacyjny (a więc i koszt) zostanie zmarnowany jeśli pracownik nie zrozumie kultury miejsca pracy i oczekiwań.
Organizuj szkolenia
Szkolenia wewnętrzne to jeden z aspektów, które Twój zespół z pewnością doceni. W Inspire Labs raz w tygodniu spotykamy się na Zoom i przeprowadzamy szkolenie na wcześniej ustalony wspólnie temat. Takim wirtualnym szkoleniem może być również case study, zatem omówienie projektu, trudności z nim związanych i zastosowanych rozwiązań.
Zaletą takich wirtualnych szkoleń jest przede wszystkim budowa zgranego zespołu oraz ciągłe zwiększanie kompetencji. A to przekłada się na wyniki, jaki osiąga zespół.
Jak przeprowadzić tego typu szkolenia by miały one sens? W naszej firmie nie ma coacha. Każdemu z naszych pracowników zależy na rozwoju własnym i organizacji. Dlatego to właśnie oni raz na tydzień przygotowują prezentację i omawiają zagadnienia. Takie szkolenia to również okazja do rozmowy, poznania się i wymiany wiedzy.
Delegacja zadań w zespole rozproszonym
Delegowanie obowiązków dla pracowników zespołów zdalnych wymaga dobrania odpowiedniej strategii i narzędzi. W Inspire Labs każdego dnia organizujemy tzw. „daily” czyli statusy dzienne, podczas których każdy z pracowników (w tym przełożeni) mówi o tym, co zrobił wczoraj i jakie ma zadania na dziś.
Ważne, aby w spotkaniu brali udział wszyscy członkowie zespołu, a samo spotkanie nie było wydawaniem poleceń i słuchaniem tłumaczeń pracowników przez przełożonych. Celem takiego spotkania nie jest kontrola, a dzielenie się wiedzą, stanem prac, określenie zasad współpracy oraz budowanie atmosfery. Stąd tak ważne jest, by w procesie aktywnie brał udział również przełożony. On również powinien powiedzieć, czym się zajmował i co będzie robił.
Ustalenia ze spotkania warto zebrać w mail zbiorczy lub harmonogram prac, by wszyscy wiedzieli, co jest w danym dniu do zrobienia. Bieżące ustalenia i statusy poszczególnych projektów odbywają się w rozmowach indywidualnych w komunikatorze online. W Grupie Inspire Labs wybraliśmy Slack.
Kontrola czasu pracy
Firmy kontroluje czas pracowników na wielu różnych poziomach i na równie wiele sposobów zaczynając od aplikacji do mierzenia czasu pracy, przez częste telefony, po ciągłą pracę z włączonym skypem.
W Grupie Inspire Labs darzymy pracowników dużym zaufaniem i swobodą działania. Model pracy zdalnej jest na tyle fajny, że broni się sam. Poświęcamy też sporo czasu i uwagi dobrze przeprowadzonej rekrutacji osób pasujących do tego modelu. Ponadto wierzymy, że skoro zatrudniamy specjalistów w swoich dziedzinach oraz poświęciliśmy sporo czasu na wybór tych najlepszych osób do zespołu, to odwdzięczą nam się zaufaniem i dadzą z siebie wszystko.
Jednak co do zasady pracujemy w godzinach, w których pracują nasi klienci. Przede wszystkim dlatego, że musimy być dla nich dostępni. W ciągu dnia mogą wydarzyć się różne sytuacje wymagające szybkiej reakcji. Nie działający sklep oznacza duże straty dla naszych klientów. Dlatego odpowiedź na pytania klientów w krótkim czasie pozwala sprawnie zarządzać relacjami i utrzymanie ich zadowolenie na wysokim poziomie.
Przydatne narzędzia w zarządzaniu zespołem rozproszonym
Do zarządzania zespołem zdalnym poza kompetencjami agile, przydadzą się odpowiednie narzędzia. Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które to umożliwią.
Zatem jakie narzędzia będą potrzebne, aby zarządzanie zespołem rozproszonym było nie tylko łatwe, ale również efektywne? Wszystkie narzędzia podzieliłem na kategorie związane z ich zastosowaniem:
- Zoom – wideokonferencje i szkolenia. Aplikacja pozwala na przeprowadzanie wideokonferencji i w bardzo łatwy sposób umożliwia rejestrowanie spotkań, to właśnie ta opcja sprawia, że idealnie nadaje się do przeprowadzania wewnętrznych szkoleń.
- Slack – komunikator tekstowy – praca zdalna bez szybkiej wymiany informacji byłaby znacznie trudniejsza. Dzięki Slack’owi możesz szybko pozyskać informację na temat projektu bez konieczności dzwonienia, pisania email czy organizowania wideo czatu. Bez wątpienia narzędzie znacznie ułatwiające kontakt pomiędzy członkami zespołu.
- Arkusz Google – harmonogramy pracy i projektów – do określenia statusu projektów, statusu poprawek i ustalenia prostych harmonogramów nadaje się idealnie.
- Todoist ew. Remember The Milk – lista zadań – rekomendujemy dla każdego pracownika zdalnego. Pozwala w bardzo prosty i łatwy sposób zarządzać zadaniami do wykonania na dany dzień.
- Git – jako software house naszym podstawowym narzędziem jest Git, który umożliwia wersjonowanie kodu i współdzielenie zadań
- Asana – project management – świetne narzędzie do project management. Sprawdzi się w każdej firmie.
- Redmine – project management – alternatywne narzędzie do zarządzania projektami.
Podsumowanie
Przejście na pracę zdalną Twojego zespołu może mieć bardzo wiele pozytywnych skutków. Wszystko jednak zależy od sposobu organizacji firmy. Nie warto też poddawać się po pierwszym nieudanym eksperymencie. Kultury organizacyjne firm rozproszonych budowane są latami.
Jednak, aby usprawnić proces, możesz czerpać garściami z ich doświadczenia. To właśnie dlatego stworzyliśmy dla Ciebie ten artykuł.
Zatem, aby zespół pracujący zdalnie działał jak dobrze naoliwiona maszyna, musisz przemyśleć wiele aspektów. A więc do przemyślenia masz proces rekrutacji, sposób kontroli, zarządzania czasem i bieżącej współpracy z zespołem realizującym projekty zdalnie.
Kolejnym aspektem jest dobór narzędzi, które ułatwią Ci zarządzanie. Nie możesz też zapomnieć o stałym podnoszeniu kwalifikacji swoich pracowników oraz usprawnianiu zarządzanie zespołem rozproszonym.
Innymi ważnymi aspektami działania firmy jest integracja zespołu zdalnego, która siłą rzeczy musi odbywać się w odmienny sposób niż w przypadku zespołu stacjonarnego. Wyjazdy integracyjne czy luźne rozmowy online budują relację w zespole, która jest fundamentem udanej współpracy i organizacji firmy.