Intranet jest platformą służącą do wewnętrznej komunikacji firmy i zarządzania pracownikami. Jego możliwości są bardzo szerokie i znajdują zastosowanie zarówno w średnich, jak i dużych przedsiębiorstwach. W korporacjach bywają wręcz nieocenione. Intranet umożliwia użytkownikom dostęp do informacji na temat funkcjonowania firmy oraz ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami. Może być również narzędziem do angażowania i integrowania pracowników.
Do czego wykorzystać Intranet?
Intranet stworzony z myślą o korporacji powinien być przede wszystkim narzędziem do zarządzania wiedzą i informacją posiadaną w ramach organizacji. Wiedzą dostępną dla pracowników po zalogowaniu z każdego miejsca podłączonego do internetu. Warto jednak skorzystać z innych możliwości, które daje to narzędzie i utworzyć platformę przyjazną pracownikom. Możesz stworzyć miejsce, które jest wsparciem w problematycznych sytuacjach, miejscem ogłoszeń i wymiany doświadczeń czy bazą wiedzy.
Prywatny kanał komunikacyjny
Przemyślany i dobrze zaprojektowany intranet może znacznie poprawić i uporządkować komunikację w Twojej firmie. Daje możliwość powiadamiania pracowników o wszelkich wydarzeniach z życia przedsiębiorstwa i zmianach w jego organizacji. Znacznie ułatwia kontakt pomiędzy pracownikami, w tym pomiędzy nimi a kadrą zarządzającą. Dzięki intranetowi z łatwością poinformujesz wszystkich pracowników o nowinkach i najważniejszych zdarzeniach. Przykład? Zamiast wysyłania zbiorczego maila do kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników wystarczy publikacja ogłoszenia w wewnętrznym intranecie. Jeśli jednak zależy Ci na tym, by pracownicy otrzymali mail, zrobi to za Ciebie wbudowany w system moduł do wysyłki cyklicznych newsletterów.
Budowanie zaangażowania
Intranet może ułatwić proces integracji Twojego zespołu. Grupy dyskusyjne, na których pracownicy mogą wymieniać się wiedzą i opiniami pozytywnie wpłynie na budowanie ich wzajemnych relacji.
Szybkie wdrażanie pracowników
Dzięki zgromadzonej w jednym miejscu bazie wiedzy pracownicy w bardzo prosty i szybki sposób będą mogli sprawdzić regulaminy, zasady obowiązujące w firmie czy sprawdź, co należy do ich obowiązków. Stwórz ścieżki rozwoju i informacyjne “welcompacki”, znacznie ułatwi to nowym pracownikom start w Twojej firmie. Udostępnianie informacji o współpracownikach i funkcjonowaniu firmy przyspiesza wdrażanie nowych pracowników.
Przechowywanie dokumentów
Intranet może służyć również jako przestrzeń do przechowywania dokumentów i ważnych plików. Ułatwia pozyskiwanie i zarządzanie dokumentami pracowników takich jak umowy oraz wnioski urlopowe. Dodatkowo wszystkie zebrane informacje pozostają bezpieczne. A to dzięki szyfrowaniu SSL oraz bezpieczeństwu, jakie daje CMS WordPress. Jest to system nad którym nieustannie pracuje wielu ludzi. Częste aktualizacje rozszerzają jego funkcjonalności i naprawiają wszelkie luki w systemie, które minimalizują możliwość włamania się do Twojego intranetu. Ponadto pod opieką profesjonalnego software house takiego jak Inspire Labs czy Site Care intranet Twojej firmy nie tylko będzie bezpieczny, wtyczki będą aktualne ale również nasz dedykowany zespół wesprze Cię w rozwoju aplikacji.
Jakie funkcjonalności powinien mieć Intranet, aby był używany przez pracowników?
Intranet to nie tylko świetne narzędzie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Może być również użyteczny dla samych pracowników. Co powinien zawierać dobry i przydatny intranet korporacyjny?
Książka adresowa
To nieocenione narzędzie, szczególnie dla nowych pracowników. Intranet powinien posiadać książkę adresową ze zdjęciami pracowników. W książce warto zamieścić podstawowe dane każdego pracownika wraz z numerem telefonu i stanowiskiem. Przydatną informacją może być również jego dokładna lokalizacja, obejmująca numer piętra i pokoju. Takie rozwiązanie zmniejsza granice pomiędzy pracownikami, zapobiega anonimowości w dużej firmie i pomaga we wdrażaniu nowych osób.
Tablica ogłoszeń
Tablice ogłoszeń to świetne miejsce do angażowania pracowników. Wystarczy umożliwić im dodawanie ogłoszeń, takich jak sprzedaż przedmiotów, czy tworzenie własnych wydarzeń, które wspomagają integrację Twojego zespołu.
Informacje z życia firmy
Dziel się informacjami o wydarzeniach z życia Twojej firmy. Dodawaj fotograficzne relacje z wydarzeń i prywatne osiągnięcia poszczególnych pracowników. Jak najczęściej pokazuj ludzi pracujących w Twoim przedsiębiorstwie! Opisujesz projekt, nad którym pracuje Twój zespół? Pokaż osoby, które biorą w tym udział! Dziel się dobrymi chwilami z życia Twojej firmy i angażuj pracowników, aby robili to samodzielnie!
Możliwość składania wniosków
Możliwość internetowego składania wniosków przez pracowników to jedna z najbardziej przydatnych funkcji intranetu. Zarówno z punktu widzenia kadry zarządzającej, jak i samego pracownika. Dzięki temu rozwiązaniu skraca się czas oczekiwania na odpowiedź. Z punktu widzenia kierownictwa – wszystkie dokumenty są uporządkowane w jednym miejscu.
Baza linków
Zupełnie niepozorną, jednak w bardzo wielu przypadkach najczęściej odwiedzaną stroną intranetu korporacyjnego jest strona z linkami do innych wewnętrznych serwisów firmy, paneli logowania czy też po prostu odnośniki do przydatnych stron z wiedzą. Dzięki takiej stronie pracownik nie musi pamiętać wszystkich linków, wystarczy, że wejdzie w intranet i sprawdzi podstronę z ważnymi linkami.
Baza wiedzy
Ten element intranetu szczególnie docenią nowi pracownicy firmy. Wdrażanie ich będzie łatwiejsze, jeśli na start otrzymają informacje o zasadach funkcjonowania przedsiębiorstwa. W każdej chwili będą mogli skorzystać ze zgromadzonej wiedzy, aby znaleźć przydatne im informacje.
Jak stworzyć dobry intranet?
Nowoczesny design
Twój intranet powinien być dostosowany do czasów, w których żyjemy. Nikt nie chce korzystać z platformy, która zatrzymała się wizualnie w latach 90. Nowoczesny i przejrzysty design to podstawa. Wszystkie treści podawaj w atrakcyjny sposób. Dodawaj zdjęcia, filmy i grafiki. Nie zarzucaj swoich pracowników nieatrakcyjną treścią.
Newsletter
Powiadamiaj swoich pracowników o nowych treściach publikowanych w intranecie. Zachęcaj do wymiany zdań, dodawaj dużo zdjęć z życia firmy i zadawaj pytania. Umieszczaj wywiady z pracownikami i relacje z wydarzeń. Angażuj swoich pracowników do tworzenia treści.
Wymiana opinii
Możliwość komentowania wpisów to bardzo ważny element intranetu. Możesz również stworzyć grupy dyskusyjne i zachęcać swoich pracowników do wymiany wiedzy i opinii. Zrób wszystko, aby Twoi pracownicy zaczęli się ze sobą komunikować. To świetny sposób na zamienienie nudnego intranetu w przyjemną przestrzeń dla zespołu.
Podsumowanie
Intranet w korporacji nie musi być jedynie nudnym narzędziem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem. Dobrze skrojony intranet może również pełnić funkcje integracyjne dla pracowników i poprawiające komunikację wewnętrzną. A dzięki nowoczesnemu designowi i atrakcyjnym treściom może stać się przyjaznym miejscem dla wszystkich pracowników firmy. Warto zdecydować się na dedykowaną platformę opartą o CMS WordPress, aby móc dostosować intranet do potrzeb Twojej firmy.