Sposobów pisania briefów jest tyle ile firm prowadzących biznes online. Możemy spotkać się z najróżniejszymi stylami, począwszy od “zróbcie mi sklep”, po opasłe i rozbudowane specyfikacje techniczne nie do ogarnięcia w czasie, jaki pozostał do złożenia dokumentów przetargowych. A więc jak przygotować brief dla software house ’u?
To zależy. Jeśli zakładasz rozbudowany i innowacyjny projekt z wieloma zmiennymi, obszerna specyfikacja techniczna będzie bardzo pomocna dla software house. Jednak większość stron internetowych i sklepów online taka nie jest. Nie trzeba więc tworzyć wielostronicowych opisów, wystarczą konkretne dane zebrane na 2-3 kartkach A4. Co zatem powinno znaleźć się w briefie dla software house 'u?
Informacje ogólne o firmie
Zanim przejdziesz do pisania specyfikacji projektu, koniecznie napisz kilka słów o swojej firmie. O czym warto wspomnieć? O wszystkim, co wyda się istotne w kontekście projektu np. profil działalności firmy, oferowanych produktach i usługach, na jakich rynkach działa firma, kto jest jej głównym klientem, czy dopiero zakładasz sklep czy Twój e-commerce ma jakaś przeszłość oraz na czym Wam zależy. Nie zapomnij podać danych kontaktowych, linku do WWW oraz osoby odpowiedzialnej za projekt. Krótko, zwięźle i na temat. To są rzeczy istotne, by zrozumieć istotę projektu, jednak nie są kluczowe w kontekście wyceny i realizacji samego projektu przez software house.
Informacje ogólne o realizowanym projekcie
Ogólne informacje o realizowanym projekcie powinny zawierać kilka istotnych kwestii takich jak:
- Idea pomysłu – czyli główna istota pomysłu, jego główne cele, opis użytkowników, wstępne informacje na temat grupy odbiorców. Jakie funkcje aplikacja powinna spełniać.
- Grupa odbiorców – szeroki opis grupy odbiorców i ich wymagań z podziałem na odbiorców wewnętrznych takich jak administratorzy serwisy, pracownicy oraz klienci.
- Skrócony opis projektu – czyli dlaczego projekt powstaje, jak ma działać, jakie efekty przynosić, jak długoterminowy ma to być projekt. To również miejsce na informacje dotyczące terminów związanych z projektem oraz informację na temat ogólnych wymagań technologicznych takich jak języki programowania, czy realizacja ma zawierać hosting, jaki jest przewidywany ruch w serwisie, czy wycena ma uwzględniać utrzymanie serwisu (aktualizacje, poprawki, prace modernizacyjne).
- Budżet i czas realizacji – jeśli nie jesteś w stanie określić dokładnego budżetu, napisz “widełki”, w jakich chciałbyś zmieścić projekt, i poproś o wycenę minimalną, optymalną i wysokobudżetową. Obowiązkowym punktem z pewnością są terminy związane z projektem: czas na podjęcie decyzji o wyborze dostawcy, czas startu, czas oddania do testów, termin publikacji.
- Kryteria wyboru partnera – warto napisać, czym Twoja firma będzie się kierować przy wyborze kontrahenta do realizacji danego projektu.
- Przykłady podobnych rozwiązań – o ile to możliwe, warto w briefie podać kilka linków do podobnych realizacji lub inspiracji bezpośrednio nawiązujących do planowanej realizacji.
- Dane kontaktowe – przedstaw zespół odpowiedzialny za projekt, napisz dane kontaktowe oraz preferowany sposób komunikacji.
Dzięki tym informacją tzw. wstęp masz już za sobą. Software house dzięki nim będzie w stanie określić, czy jest w stanie podjąć się takiej realizacji, określić zasoby, wybrać odpowiednie narzędzia i przedstawić Ci swój plan. Poszerzona i usystematyzowana pozwoli wybrać Tak przygotowany wstęp zaoszczędzi wszystkim stronom projektu mnóstwo czasu, nerwów i przykrych rozczarowań.
Określ cele realizowanego przez software house projektu
Finalnie wszyscy jesteśmy rozliczani z wyników finansowych, w XXI wieku każda firma doskonale sobie zdaje z tego sprawę. Dlatego ważne jest, by opis celów projektów nie zamknął się w jednym prozaicznym zdaniu “zwiększenie sprzedaży”. O ile to możliwe, postaraj się określić dokładnie obecne poziomy sprzedaży oraz docelowy. Jeśli tworzysz sklep online, opisz jego obecne parametry, czy problemy, z jakimi się spotykasz. Napisz dokładnie, czego oczekujesz od danej realizacji i software house 'u.
Staraj się opisać funkcje tworzonej aplikacji jak najbardziej precyzyjnie, jeśli zamierzasz stworzyć sklep, napisz: “sklep ma oferować produkty specjalistyczne, których zakup będzie możliwy jedynie po założeniu konta (użytkownicy z Polski i Niemiec) oraz pozytywnej, telefonicznej weryfikacji użytkownika”. Takie zdanie pozwoli zrozumieć, że nie chodzi o zwykły sklep, a taki który przewiduje co najmniej kilka funkcji: tworzenie kont użytkowników, weryfikacja telefoniczna, wersje językowe strony, geolokalizację, ręczną akceptację użytkowników.
Dzięki szeroko opisanym celom software house dokładnie zrozumie ideę, wizję oraz funkcje, jakie aplikacja ma spełniać. Postaraj się być jak najdokładniejszy. Wspomnij o planach na przyszłość w kontekście realizowanego projektu. Okażą się pomocne w stworzeniu projektów długofalowych uwzględniających i ułatwiających dostosowanie się do zmian w przyszłości.
Określ grupy docelowe użytkowników aplikacji
W briefie dla software house’u należy podkreślić również, kto będzie finalnym odbiorcą projektu. Nie mówimy jedynie o klientach firmy (kupujących), ale również administratorach systemów. To oni będą na co dzień z niego korzystali, dlatego konieczny będzie opis ich wymagań. Takie informacje są przydatne, gdyż każdą aplikację taką jak sklep online tworzy się nie tylko dla klientów, ale również osób nim zarządzających. Całość przecież musi być intuicyjna i ergonomiczna również dla Twoich pracowników.
Opis grup docelowych powinien zawierać dane demograficzne, geograficzne, poziom zaawansowania w kwestiach technologicznych, zainteresowania, wyzwania, problemy i potrzeby. Idealnie jest dostarczyć tzw. persony.
Inaczej tworzy się aplikacje webowe dla osób młodych, a inaczej dla tych w podeszłym wieku. Dlatego te informacje są kluczowe. Pozwolą także na stworzenie takiego serwisu, który w jak największym stopniu będzie rozwiązywał problemy i spełniał oczekiwania wskazanych grup docelowych.
Dokładna specyfikacja projektu
Do kluczowych czynników bezpośrednio wpływających na cenę i czas realizacji zaliczamy funkcjonalności oraz integracje. Innymi słowy, funkcjonalności to zestaw funkcji, jakie aplikacja będzie oferowała klientom korzystającym z serwisu oraz użytkownikom systemu (administratorzy, pracownicy) – tej sekcji należy poświęcić dużo uwagi. Pominięcie funkcjonalności i późniejsze jej dodanie może skutkować wydłużeniem prac, a w konsekwencji zwiększeniem kosztów.
Do funkcjonalności dedykowanych klientom w przypadku e-commerce zaliczamy m.in.:
- Kody rabatowe
- Zaawansowana filtracja i wyszukiwanie produktów
- Animacja na stronie WWW
- Interakcje
- Liczniki
- Kalkulatory cen
- Porównywarki produktów
Natomiast funkcjonalności dedykowane pracownikom:
- Możliwość edycji treści
- Nietypowe role i uprawnienia użytkowników
- Tworzenie skomplikowanych promocji
- Zmiany w ustawieniach kalkulatorów i porównywarek
- Zarządzanie i wysyłka newslettera
Inną kwestią są integracje z systemami zewnętrznych dostawców. Te zazwyczaj można wykonać na każdym etapie prac, pod warunkiem że partner udostępnia tzw. API, czyli dokumentację techniczną informującą o komunikacji z systemami zewnętrznymi dostawcy. Jak wspomniałem, integrację można wykonać niemal w każdej chwili, jednak do dokładnej wyceny informacja o planowanych integracjach musi pojawić się w briefie.
Zatem z jakimi systemami można zintegrować aplikację webową? Niemal z każdym np.:
- Firmy kurierskie,
- Firmy księgowe,
- Allegro, Ceneo, Nokaut,
- Serwisy z opiniami,
- Systemy CRM,
- Serwisy do wysyłki mailingów,
- Narzędzia do Marketing Automation,
- Systemy do transakcji online np. TPay,
- Systemy do komunikacji takie jak LiveCall, Call Page, Facebook Messenger,
- Systemy do analityki takie jak Google Analytics czy Hotjar,
- i wiele innych.
Oczywiście nasze wytyczne możesz uzupełnić dodatkowymi informacjami lub projektami graficznymi, schematami technicznymi czy mapami myśli. Takie rzeczy zawsze się przydają i pozwalają dobrze zrozumieć wizję projektu. Może się wydawać, że briefu nie da się stworzyć w 15 minut… i słusznie. Aby stworzyć brief, trzeba dobrze go zaplanować i poświęcić co najmniej kilka godzin. Pozwoli to jeszcze raz spojrzeć na projekt, zastanowić się nad jego sensem i funkcjonalnościami. Gwarantujemy, nie będą to stracone godziny, wręcz przeciwnie. Im więcej czasu poświęcisz na brief, tym więcej go zyskasz podczas realizacji projektu.